Tapahtumatrimmaaja-blogi tarkastelee ja luotaa tapahtumatoiminnan ja -markkinoinnin ajankohtaisia ilmiöitä ja kehitystä. Polttopisteessä ja trimmattavana on niin bisnes-seminaarien kuin yritys-, urheilu- ja kulttuuritapahtumien kehitystrendejä ja haasteita. Uusin blogi tarjoaa sinulle kuusi teesiä pohdittavaksi tapahtumatoimintanne selkeyttämiseen ja virtaviivaistamiseen.

Yksinkertainen on kaunista – myös tapahtumissa

Kiihtyvä digitalisaatio, datatulva sekä vaihtoehtojen runsaudensarvi aiheuttavat monille harmaita hiuksia ja kasvattavat myös monimutkaisuutta. Jo lukuisten käyttäjätunnusten ja salasanojen hallinta on oma taiteenlajinsa. Monimutkaisuudesta on tullut liian usein itseisarvo liian monilla aloilla.

Applen entinen toimitusjohtaja John Sculley totesi aikanaan osuvasti: ”Everything we have learned in the industrial age has tended to create more and more complication. I think that more and more people are learning that you have to simplify, not complicate. Simplicity is the ultimate sophistication.”

Asiakkaat arvostavat yksinkertaisuutta, selkeyttä ja helppoutta alalla kuin alalla. Nämä ominaisuudet ovat kullan kalliita myös tapahtumatoiminnassa. Tässä on sinulle kuusi teesiä pohdittavaksi tapahtumatoimintanne selkeyttämiseen ja virtaviivaistamiseen.

1. Fokusoi fiksusti. Hyvässä strategiassa on kyse valinnoista. Onko yrityksesi tapahtumatoiminnan strategisissa linjauksissa tehty aidosti valintoja johdon kanssa siitä, mihin keskitytään ja ennen kaikkea siitä mihin ei keskitytä? Tapahtumien määrää ei tulisi kasvattaa laadun kustannuksella. Keskittyminen harvempiin tapahtumiin, jotka toteutetaan laadukkaasti voi selkeyttää merkittävästi organisaatiosi tapahtumatoimintaa ja parantaa sen tuloksellisuutta.

2. Selkeytä roolit ja vastuut kuntoon. Epäselvät vastuut ja roolitukset tapahtumaprojekteissa aiheuttavat helposti tehottomuutta, viivästyksiä sekä turhia pullonkauloja toteutuksissa. Oma lukunsa on liian suuret suunnittelu- ja projektityöryhmät – varsinkin jos kovin moni kokki haluaa tuoda omat mausteensa keitokseen. Jo isojen työryhmien kokoonsaanti on usein vaikeaa muiden kiireiden keskellä, mikä kiristää aikatauluja entisestään. Hyväksyttämisprosessit tapahtumapanostuksista kannattaa pitää mahdollisimman virtaviivaisina, että projektisi etenevät sujuvasti vaiheesta toiseen.

3. Optimoi tekniikka- ja tilaratkaisut. Tapahtumatuotanto voi mennä varsinkin isommissa projekteissa kovin mutkikkaaksi. Jo edistynyt tapahtumatekniikka luo osaltaan koko ajan yhä enemmän mahdollisuuksia ja vaihtoehtoja ja niitä toki kannattaakin hyödyntää fiksusti. Pidä kuitenkin pää kylmänä sen suhteen, mikä on todella oleellista ja mihin budjettisi antaa varaa.

Jos tapahtumatekniikkaan ja tilaratkaisuihin sekä monimutkaiseen tuotantoon pistetyt panostukset haukkaavat budjetistasi leijonanosan sisällön kustannuksella, panostatko silloin oikeisiin asioihin. Yksinkertaisempi ratkaisu rautaisen sisällön kera voi hyvinkin olla asiakaskokemuksen kannalta yhtä hyvä tai parempi vaihtoehto kuin monimutkaisempia teknisiä ja tilaratkaisuja vaativa toteutus.

4. Kirkasta sisältö ja kohokohdat. Content is king. Tapahtumien sisällön rakentamisessa selkeys on aina valttia. Hyvä ja kiinnostava sisältö ei saisi kadota tiedon runsaudensarveen. Mitä helpommin tapahtumasi sisällöstä aukeaa punainen lanka ja kohokohdat, sitä houkuttelevammaksi ohjelma muodostuu. Haasteena varsinkin isommissa tapahtumissa on usein se, että sisällön aukeaminen hankaloituu ohjelmaelementtien määrän kasvaessa. Koin esimerkiksi joulukuun Slush-tapahtuman ohjelmakokonaisuuden ja kiinnostavien puhujien hahmottamisen vaikeaselkoiseksi puhujapaljouden ja monien ohjelmaosioiden keskeltä.

Samanaikaisissa seminaarisessioissa kannattaa pitää fokus ja sisällöt riittävän kirkkaina. Ja ymmärtää osallistujatarpeet, jotta asiakkaille ei muodostu liiallista valinnan vaikeutta eri ohjelmastriimien kesken. Älä myöskään pitkitä ohjelmien kestoa ilman painavia syitä, ettei osallistujien keskittyminen kaikkoa ja draaman kaari lässähdä. Lyhyemmästä virsi kaunis on usein tähän haasteeseen hyvä ohjenuora.

5. Yksinkertaista ja virtaviivaista asiakaskokemusta. Keskeistä on läpikäydä ja tunnistaa tapahtumaprojektin kohtaamispisteet, joissa voit helpottaa ja yksinkertaistaa asiakaspalvelua ja -kokemusta. Selkeyttämisen ja parantamisen sijaa löytyy yleensä aina niin ilmoittautumisprosessista kutsuviestintään kuin asiakaspalveluunkin. Pureudu ensin kriittisiin osa-alueisiin ja kohtaamispisteisiin. Ja konseptoi sitten uudet sujuvammat toimintamallit selkeisiin sapluunoihin jatkoa varten, jotta pyörää ei tarvitse keksiä koko ajan uudestaan. Hyvä asiakasdata ja kattavat asiakaspalautteet on välttämätön virtalähde tässä prosessissa. Muista kuitenkin pitää palautekyselyt yksinkertaisina, että kysymyspatteristo keskittyy oleelliseen ja et kysele turhia.

6. Pelkistetty tapahtumakokemus voi olla ikimuistettava. Elämysten ja varsinkin tunne-elämysten tuottaminen on kaiken a ja o. Välillä on hyvä pysähtyä hetkeksi ja ottaa tarpeen mukaan vaikka askel taaksepäin, kun pohdit eri tapoja luoda sykähdyttäviä elämyksiä kohderyhmillesi. Esimerkiksi valovoimainen puhuja ei tarvitse välttämättä aina tuekseen näyttävää kalvoshowta ja mahtipontista tekniikkaa. Itse olen nähnyt monia erittäin vaikuttavia esityksiä, joissa kalvoja ei ole käytetty ollenkaan tai hyvin minimaalisesti.

Yksi vaikuttavimmista tapahtumakokemuksistani oli maailman johtavan liikkeenjohdon ajattelijan Jim Collinsin aamupäiväseminaari pari vuotta sitten Lontoossa. Jim Collins näytti aamupäivän aikana vain kaksi kalvoa. Collinsin karisma, mielenpainuvat tarinat ja rautainen sisältö hyvästä parhaaksi kehittymisen prosessista toimi erinomaisesti. Ja Collins piti esityksillään yli tuhatpäisen bisnesyleisön magneetin lailla otteeseen ilman ylimääräisiä teknisiä tai muita tehosteita.

Toinen ikimuistettava ja pelkistetty tapahtumakokemus toteutui minulle 2000-luvun alussa Viennen jazz-festivaalilla Ranskassa, jossa kuulu jazzvokalisti Jamie Cullum oli yksi pääesiintyjistä. Tämä jazz-festivaali pidetään vuosittain upeassa antiikin Rooman aikaisessa amfiteatterissa Viennen pikkukaupungissa.

Kesken keikkansa Cullum teki yllättävän vedon. Hän lauloi pari kappaletta ilman mitään äänentoistoa, orkesterinsa taustatukea tai teknisiä apuvälineitä monituhatpäiselle kuulijakunnalle. Kunnioittaen näin ikivanhan amfiteatteriin ainutlaatuista akustiikkaa. Cullumin lauluesitykset ja amfiteatterin akustiikka toimivat loistavasti kauniissa auringonlaskussa ja pittoreskissä maisemassa Rhône-joen kupeessa. Ei ihme, että konserttiyleisö palkitsi Cullumin seisaaltaan ja valtavien aplodien kera.

Yksinkertainen on kaunista – myös tapahtumissa. Onnea ja menestystä tapahtumatuotantoon ja yksinkertaistamiseen vuonna 2019.

By |2019-01-10T13:10:08+00:00January 9th, 2019|Uncategorized|0 Comments

Leave A Comment