Tapahtumatrimmaaja-blogi tarkastelee ja luotaa tapahtumatoiminnan ja -markkinoinnin ajankohtaisia ilmiöitä ja kehitystä. Polttopisteessä ja trimmattavana on niin bisnes-seminaarien kuin yritys-, urheilu- ja kulttuuritapahtumien kehitystrendejä ja haasteita. Tämä blogi tarjoaa viisi arvokasta vinkkiä ja puntaroituja näkemyksiä asiakaskokemuksen parantamiseen seminaaritapahtumissa.

Viisi arvokasta vinkkiä asiakaskokemuksen parantamiseen seminaaritapahtumissa

Asiakaskokemuksen rooli kasvaa entisestään lisääntyneessä tapahtumatarjonnassa ja kiristyneessä kilpailussa. Tässä on sinulle viisi arvokasta vinkkiä matkalle kohti yhä parempaa asiakaskokemusta seminaaritapahtumissa.

1. Panosta sisältöön ja erottaudu!

Yksi menestyksen peruspilari ei ole muuttunut eikä hevin muutu vuosikymmenten saatossa. Content is King. Sisällön merkitystä ei voi ylikorostaa ja siihen panostaminen kannattaa varmasti. Rautainen sisältö, ainutlaatuisuus ja elämyksellisyys vahvistavat varmasti asiakaskokemusta. Karismaattiset ja uniikit puhujat, jotka houkuttelevat kohderyhmiäsi voivat kruunata tapahtumasi ja jättää osallistujille kestävän positiivisen muistijäljen. Inspiraatiosta sekä uusista ideoista ja näkemyksistä puhumattakaan.

Suomen haasteena on, että pieni piiri ammattipuhujia pyörii pienillä kotimaisilla markkinoilla. Muutamat samat nimet esiintyvät tapahtumasta ja vuodesta toiseen. Kasvot kuluvat nopeasti Suomessa ja vaarana on, että omat kohderyhmäsi ovat jo kuulleet sen suositun kotimaisen ammattipuhujan tarinat. Sopiva kansainvälinen keynote-puhuja voi tarjota ratkaisun tähän haasteeseen. Jos hankit tilaisuuteesi harvinaisemman ja valovoimaisen ulkomaisen keynote-nimen, voit erottautua paremmin kilpailussa ja avainkohderyhmiesi mielissä.

Luoko moderaattorisi tavoiteltua lisäarvoa? Hyvä moderaattori haastaa sopivasti puhujia sekä aktivoi kuulijakuntaa. Hän virittää parhaimmillaan mainion tunnelman ja osallistuvan vuorovaikutuksen tapahtumaasi. Pisteenä i:n päälle tulee juontajan hyvä perehtyminen seminaariaihepiiriin. Tosin sellainen tv-julkkisjuontaja, joka kuuluttaa lähinnä vain seuraavat puhujat lavalle ja kertoo kahvitauoista ei ole välttämättä satsaamisen väärtti.

Sisällön ja ohjelman rakentamisessa kannattaa pitää rima ja ambitiot korkealla. Kovin totutuilla ja kopioiduilla kompromissiratkaisuilla voit päätyä sisällössä vain keskinkertaisuuteen.

2. Aurinkoista vai puolipilvistä asiakaspalvelua?

Konsultti Markus Westerlund puhui jo 90-luvulla innostavasti asiakaspalveluauringosta ja sen merkityksestä. Aurinkoinen asiakaspalvelu tekee aina positiivisen ja hyvän mielen asiakkaillesi. Kaikki lähtee jo ensikohtaamisesta, jossa asiakaspalvelija virittää seminaarivieraan oikealle aaltopituudelle. Ensikohtaamisella ja kehonkielellä on suuri vaikutus siihen, millainen mieli jää saadusta kohtelusta. Perussuorittaminen ei riitä. Kyse on asiakkaan kohtelemisesta niin, että seminaariosallistuja tuntee itsensä aidosti huomioiduksi ja että hänet otetaan vastaan kuin kutsuvieras.

Onko yrityksesi asiakaspalveluhenkilökunta riittävän aurinkoista vai meneekö välillä puolipilvisyyden puolelle? Keskeisiin asiakaspalvelun kohtauspisteisiin kannattaa valjastaa aina ne henkilöt, joilla asenne, miellyttävä kohtelu ja avoin positiivisuus ovat priimakunnossa. Ja oikean asenteen omaavalla asiakaspalvelijalla aurinkoisuus ihmisten kohtaamisiin tulee jo luonnostaan.

3. Trimmaa isäntien rooli kuntoon

Isäntien rooli on huolehtia aktiivisesti seminaariasiakkaistaan, jotta he tuntevat olonsa kotoisaksi ja viihtyisäksi. Valitettavasti tämä perusasia tuntuu välillä unohtuvan. Huono ääriesimerkki tästä on, jos osa isännistä toimii kuin heidät olisi kutsuttu vieraana oman organisaation asiakastapahtumaan.

Hyvällä isännällä on koko ajan tilannetaju päällä ja hän seurustelee aktiivisesti seminaarivieraiden kanssa. Oli sitten kyse itselle tutuista tai tuntemattomista osallistujista. Hän ei muodosta seurusteluryhmiä omien kollegoiden kanssa samalla kun moni vieras saattaa jäädä yksin ilman keskustelukumppania. Hyvä isäntä on myös koko ajan hereillä, jos tapahtumajärjestelyissä tulee yllätyksiä ja hän reagoi niihin ripeästi.

Tapahtumiin tulee aina ottaa sellaiset firman edustajat, jotka hallitsevat ja ottavat hyvän isännyyden sujuvasti haltuun. Tästä teemasta kannattaa tarpeen mukaan ainakin lisätä sisäistä viestintää yrityksessäsi ja harkitse myös infotilaisuuksia tai valmennuksia.

4. Valitse optimaaliset tilat tapahtumiinne

Tapahtumapaikan valinnalla on iso merkitys asiakaskokemuksen muodostumisessa. Olen kokenut jopa alan ammattilaistenkin järjestämissä tilaisuuksissa, että tapahtumapaikan valinta ei mene aina putkeen. Tällöin tilojen buukkausprosessissa on saatettu tehdä asiakaskokemuksen kannalta huonoja kompromisseja.

Tässä on sinulle kysymyksiä näistä mahdollisista akilleen kantapäistä. Miten tuleva tapahtumapaikka toimii optimaalisesti eri osallistujamäärillä, jotta ahtaus ei yllätä seminaarisalissa ja taukotiloissa? Onko hyvä näkyvyys taattu kaikkialta seminaarisalissa? Tukevatko ko. tilaratkaisut hyvin verkostoitumista taukojen aikana sekä kohtaamisia yhteistyökumppaneidesi ständillä? Ovatko taukojen kahvi- ja ruokabuffajärjestelyt sellaisia ja niin toimivissa tiloissa, että turhia jonoja ei synny? Tähän haasteeseen törmään toistuvasti, kun tapahtuma on buukattu epäsopiviin tiloihin suhteessa osallistujamäärään. Syy jono-ongelmiin voi kyllä löytyä myös järjestävän organisaation / tapahtumapaikan henkilökunnan passiivisuudesta asiakkaiden ohjauksessa.

Aika useissa tapahtumatiloissa syntyy ongelmakohtia näillä eri osa-alueilla. Hyviäkin esimerkkejä löytyy toki monia. Esim. Scandic Marina Congress Centerin Europea-Sali laajoine aula-alueineen on jäänyt minulle positiivisesti mieleen yhtenä Helsingin parhaimmista seminaaripaikoista, jossa tilat ja järjestelyt toimivat sujuvasti muutaman sadan hengen tapahtumissa – ja ilman turhia kipupisteitä.

5. Yksinkertaista, virtaviivaista ja selkeytä

Pyri selkeyteen ja virtaviivaista asiakaskokemusta kautta linjan tapahtumaprosesseissasi. Tee asiakkaidesi asiointi vaivattomaksi. Oleellista on läpikäydä ja tunnistaa ne tapahtumaprojektisi keskeiset kohtaamispaikat ja mahdolliset kipupisteet, joissa voit yksinkertaistaa ja helpottaa asiakaspalvelua ja -kokemusta. Selkeyttämisen ja parantamisen varaa on usein niin asiakaspalvelussa ja sen palvelutasossa kuin ohjelmakokonaisuudessa ja tapahtumaviestinnässäkin. Asiakaspalautekyselyistä puhumattakaan, jotka kannattaa pitää mahdollisimman kompakteina.

Peiliin katsomisen ja tehostamisen paikka voi piillä myös tapahtumaprojektin johtamisessa, jos ohjelman ja puhujien vahvistaminen viivästyy jatkuvasti ja markkinointiaika jää liian lyhyeksi löperön aikatauluhallinnan takia. Niin ikään mutkikkaat hyväksyttämisprosessit ja laajat projektiryhmät monine kokkeineen voivat vaikeuttaa tapahtumahankkeiden valmistumista järkevissä aikatauluraameissa. Tällöin myös tapahtuman lopputulos ja asiakaskokemus voivat jäädä reilusti alle tavoitetason.

Asiakkaat arvostavat yksinkertaisuutta ja selkeyttä monimutkaistuvassa maailmassa. Pidä tämä mielessä, kun parannat asiakaskokemusta tapahtumissanne.

Erinomaiset asiakaskokemukset syntyvät pitkäjänteisen ja systemaattisen kehittämistyön tuloksena. Toivottavasti sait tästä blogista hyviä eväitä tälle matkalle. Onnea ja menestystä asiakaskokemuksen kehittämiseen tulevissa tapahtumissanne.