Tapahtumatrimmaaja-blogi tarkastelee ja luotaa tapahtumatoiminnan ja -markkinoinnin ajankohtaisia ilmiöitä ja kehitystä. Polttopisteessä ja trimmattavana on niin bisnes-seminaarien kuin muiden tapahtumien kehitystrendejä ja haasteita.  Tämä blogi keskittyy erottautumiseen valtavasti kasvaneessa virtuaalitapahtumien tarjonnassa korona-aikana.

Erottaudu ja menesty virtuaalisilla tapahtumillasi!

Virtuaalisten tapahtumien tarjonta on kasvanut valtavasti korona-aikana. Yritykset ovat aktivoituneet online-tapahtumissa koronarajoitusten takia ja niistä on tullut jo arkipäivää. Webinaareja syntyy nyt kuin sieniä sateella joka tuutista ja eri teemoista ympäri maailmaa.

Erottautuminen on tullut yhä vaikeammaksi ja on kaiken a ja o tässä yltäkylläisessä tarjonnassa. Tässä on sinulle 6 ohjenuoraa ja teesiä differoitumiseen ja menestymiseen virtuaalisilla tapahtumillasi.

1. Content is King. Panosta sisältöön, se kannattaa varmasti. Ainutlaatuiset ja inspiroivat puhujat erottuvat edukseen myös webinaareissa. Et hevin herätä kiinnostusta, jos buukkaat seminaariisi samaa sisältöä mitä muutkin. Haasteena on mm. kotimarkkinoidemme pienuus. Tutut kotimaiset nimet ja ammattipuhujat jotka esiintyivät toistuvasti lukuisissa live-tapahtumissa, esiintyvät nyt virtuaalisesti tapahtumasta toiseen.

Kasvot kuluvat nopeasti Suomessa myös webinaarimaailmassa ja vaarana on, että monen kysytyn kotimaisen ammattipuhujan tarina on jo kuultu. Olisiko jo aika satsata uudempaan kasvoon tai valovoimaisempaan ja harvinaisempaan ulkomaiseen keynoteen sekä erottua kilpailussa? Ja saada samalla myös arvokkaita uusia näkemyksiä ja ideoita sekä inspiraatiota kansainvälisemmästä perspektiivistä.

2. Moderaattorin merkitys kasvaa. Virtuaalisissa seminaareissa puhujien esitykset ovat yleensä kompaktimpia, kun puheen optimi kesto on lyhyempi kuin live-tapahtumissa. Samalla myös kysymykset ja keskustelu -osuudella on isompi painoarvo. Mm. näistä syistä moderaattorin rooli on kasvanut online-tapahtumissa. Anglo-amerikkalaisessa maailmassa tämä muutos näkyy vahvasti. Kokemukseni mukaan brittiläiset toimittajamoderaattorit ovatkin suomalaisia kollegoitaan parempia tällä saralla. Ja jo sen takia kun keskustelukulttuuri on heillä juurtunut paljon syvemmälle kuin meillä.

Moderoinnissa ei riitä nyt minimalistinen juontaminen. Hyvä moderaattori perehtyy seminaariteemoihin pintaa syvemmältä, luo hyvän vuorovaikutuksen, haastaa puhujia keskusteluun ja vetää Q & A -osuuden rautaisella ammattitaidolla. Pidä rima korkeammalla, kun pohdit sopivaa moderaattoria seuraavaan tapahtumaasi.

3. Älä tingi tapahtumatekniikan laadusta. Virtuaalisia tapahtumia ja webinaareja voi järjestää monilla eri teknisillä ratkaisulla ja yhteyksillä. On Zoomia, Teamsia ja muita työkaluja. Korkea laatu ei synny itsestään ja osaavilla kumppaneilla on iso merkitys. Jo ennakkotestaukset on syytä toteuttaa huolella, että tekniikka ja yhteydet pelaavat varmasti ja sujuvasti. Merkillepantavaa on myös, että monet kansainväliset keynote-puhujat panostavat nyt esitystekniikkaan, digitaaliseen kokemukseen sekä studio-olosuhteisiin omissa kotikonttoreissaan. Videoesitykset lähestyvätkin yhä enemmän tv-tuotantoa.

Mieti niin ikään, milloin kunnon studio-olosuhteissa luotu hybridi-tapahtuma on teille sopiva ratkaisu. Siinä yhdistyvät parhaimmillaan liven ja virtuaalisuuden hyvät puolet. Tähän ratkaisuun kallistuu moni tapahtumamarkkinoija. Ei ihme, kun korkealaatuista teknistä toteutusta on aina nautinto seurata.

4. Innovointikyky, uskallus ja ainutlaatuisuus. Mikä on se uniikki vetonaula, millä erottaudut kilpailijoistasi? Onko se joku ainutlaatuinen puhuja tai esiintyjä? Onko se tapahtumakonseptisi tai sellainen ohjelmasisältö, jota on hankala kopioida vai jotain muuta? Kyky innovoida uutta, erilaista ja ainutlaatuista, joka uppoaa kohderyhmiisi on arvossaan. Kopioimalla tavanomaisia käytäntöjä voit päätyä vain keskinkertaisuuteen. Älä pitäydy liikaa omassa toimialakuplassasi, vaan hae tapahtumaasi ja sisältöösi näkemyksiä uteliaasti myös oman toimialasi ulkopuolelta.

Uuden ja erilaisen rakentaminen edellyttää rohkeutta, valmiutta ottaa riskiä sekä usein myös hieman isompaa panostamista tapahtumahankkeeseesi. Se auttaa, jos organisaatiossasi on rohkean kokeilemisen kulttuuri. Älä mene sieltä mistä aita on matalin, vaan nosta rimaa korkeammalle. Oiva esimerkki onnistuneesta rimannostosta on mm. Sanomien markkinoinnin päättäjille ja ammattilaisille suunnattu Get the New Tomorrow, joka muuntautui mallikkaasti virtuaaliseminaariksi jo ennestään suositusta vuosittaisesta live-tapahtumasta. Tähän lokakuun alussa järjestettyyn aamuseminaariin ilmoittautui reilusti yli 4000 osallistujaa. Muun muassa korkeatasoinen puhujakattaus oli varmasti yksi avaintekijä tapahtuman onnistumisessa.

5. Fokusoitko riittävästi? Focus – Less is More on valttia myös virtuaalisessa maailmassa. Webinaarien ja muiden online-tapahtumien määrä voi kasvaa liikaa kun innostutaan ja kun korona-aikana patoutunut paine toteuttaa tapahtumia purkautuu. Ja varsinkin jos fokus unohtuu. Jos tapahtumienne määrä kasvaa laadun kustannuksella, on hankalampi nousta framille tapahtumatarjonnan tulvasta.

Olisiko jo syytä tehdä strategisia valintoja keskittymisestä harvempiin tapahtumahankkeisiin ja fokusoida panostukset fiksummin? Ja keskittyä niihin, jotka voivat erottautua massasta.

6. Pidä huoli riittävästä lead-timesta. Päivän live-seminaareissa minimi 8 viikon lead-time on ollut hyvä ohjenuora. Virtuaalisissa tapahtumissa on vallalla nyt kutistumistrendi, kun markkinointiajat ovat lyhentyneet. Webinaareja pystytetään pikaisesti ja minimaalisillakin aikatauluilla. Globaalista verkostostamme on kysytty puhujia virtuaalitapahtumiin tiukimmillaan vain 1,5 viikkoa ennen seminaarin toteutusta.

Parin tunnin webinaari on toki helpompi mahduttaa kalenteriin kuin pidempi sessio. Lyhyt lead-time on kuitenkin riski, jonka voi välttää mm. proaktiivisuudella ja hyvällä ennakkosuunnittelulla sekä jämäkällä projektinhallinnalla. Ja lähettämällä save-the-date -viestin niin ajoissa kuin mahdollista. Kutistuneet markkinointiajat johtavat usein tavoiteltua pienempiin osallistujamääriin, jos virtuaaliseminaarisi pitää sovittaa kalentereihin pika-aikatauluissa. Myös haluamasi keynote-puhuja voi jäädä haaveeksi, jos tavoittelet häntä vain parin viikon hälytyksellä. Tälläisiä lopputuloksia haluaa tuskin kukaan.

Moni tapahtumamarkkinoija miettii liian vähän erottautumista niin live- kuin virtuaalisissa tapahtumissaan. Mietitkö sinä? Mikä on se ainutlaatuisuus, se uusi avaus tai se uniikki elämys/konsepti tai sisältöelementti, joita sinä voit tarjota tapahtumallasi kohderyhmillesi? Ja joilla differoidut kilpailijoistasi tapahtumatarjonnan tulvassa? Tässäpä on sinulle pohdittavaa näinä koronakriisin sävyttäminä syksyn pimeinä iltoina.