Tapahtumatrimmaaja-blogi tarkastelee ja luotaa tapahtumatoiminnan ja -markkinoinnin ajankohtaisia ilmiöitä ja kehitystä. Trimmattavana on niin bisnes-seminaarien kuin yritys-, urheilu- ja kulttuuritapahtumien kehitystrendejä ja haasteita. Tämä blogi paneutuu 10 avainteesiin ja toimenpiteisiin, joilla voit kehittää ja tehostaa tapahtumatoimintaa organisaatiossasi.

10 teesiä tapahtumatoiminnan tehostamiseen

Menestyksekäs tapahtumamarkkinointi on entistä haasteellisempaa koventuneen kilpailun, lisääntyneen tapahtumatarjonnan ja kohdeyleisöjen kiristyneen ajankäytön takia. Myös kasvava digitalisaatio merkitsee uusia haasteita ja mahdollisuuksia. Tässä on sinulle 10 teesiä ja keinovalikoima organisaatiosi tapahtumatoiminnan tehostamiseen, jotta voit toteuttaa entistä tuloksekkaampia tapahtumia ja saavutat tavoitteesi.

1. Focus – Less is More. Hyvän strategian luominen edellyttää aina valintoja. Onko yrityksesi tapahtumatoiminnan volyymi ja painopisteet hallinnassa? Jos tapahtumien määrä kasvaa liikaa laadun kustannuksella ja osallistujamäärät ja -profiilit jäävät tavoitteista, on strategisen mietinnän paikka. Olisiko jo syytä tehdä strategisia valintoja yhdessä johdon kanssa siitä, mihin keskitytään ja mihin ei? Ja keskittyä harvempiin tapahtumahankkeisiin, jotka toteutetaan ammattimaisesti ja laadukkaasti.
2. Content is King. Panosta vahvasti sisältöön. Hyvä sisältö kuten timanttiset puhujat sekä valovoimaiset esiintyjät houkuttelevat aina. Panostus tavanomaisuuteen tuo usein keskinkertaisen lopputuloksen. Kun investoit ainutlaatuisuuteen, se yleensä kannattaa. Pidä rima korkealla rakentaessasi profiilitapahtumaasi. Korkeatasoisesta ja uniikista sisällöstä ei kannata tinkiä, jos haluat erottautua markkinoilla. Oli sitten kyse bisnes-seminaarista, musiikkikonsertista tai muusta tapahtumasta.

3. Tavoita avainkohderyhmäsi. Miten tapahtumasi puhuttelevat aidosti avainkohderyhmiäsi? Saatko paikalle todelliset päättäjät vai osallistujia sekundäärisemmästä kohderyhmästä? Jos osallistujaprofiilit jäävät jatkuvasti alle tavoitetason, on syytä reivata kurssia. Jos taas onnistut saamaan tapahtumiisi toistuvasti relevantit avainpäättäjät, myös yhteistyö yrityksesi johdon kanssa on sujuvampaa. Ja johdon tuki ja sitoutuminen seuraavaan profiilitapahtumaasi on taattu. Puhumattakaan siitä, miten korkealle tapahtumasi nousevat organisaatiosi prioriteeteissä ja painopistehankkeissa.
4. Tehosta vuosisuunnittelua. Hallittu ja joustava vuosisuunnitteluprosessi luo tehokkuutta ja sujuvuutta tapahtumatoimintaan. Kun tulevat tapahtumat on aikataulutettu ajoissa ja systemaattisesti vuosikelloon tai vastaavaan työkaluun yhdessä sisäisten päättäjien kanssa, tapahtumatoiminnan prosessit sujuvat entistä paremmin. Hyvin suunniteltu on jo puoleksi tehty.

5. Aikataulujen hallinta mättää yllättävän monessa organisaatiossa. Aikatauluja rakennetaan usein liian tiukoiksi suunnittelusta toteutukseen. Ja myös markkinointiaika jää liian lyhyeksi. Moni hyvä tapahtuma on pilattu ylikireillä aikatauluilla, joka näkyy lopputuloksessa mm. tavoiteltua pienempänä osallistujamääränä. Megatapahtumissa tuleva ajankohta on tiedossa yleensä jo vuosi etukäteen. Viesti avaintapahtumastasi niin aikaisin kuin mahdollista ja ainakin minimissään muutama kuukausi etukäteen. Ja mitä korkeampia päättäjiä tavoittelet, sitä aikaisemmin ennakkokutsu tulisi saada markkinoille.
6. Erottaudu ja innovoi jatkuvasti. Kyky innovoida uutta ja ainutlaatuista on valttia. Mieti mitä uutta, uniikkia ja erilaista voit tarjota tapahtumillasi kohderyhmillesi? Onko se uusi ennennäkemätön tapahtumakonsepti, joka erottuu heti massasta vai onko se joku valovoimainen kansainvälinen puhuja, joka esiintyy ensi kertaa Suomessa. Vai jotain muuta. Satsaa ainutlaatuisuuteen ja tapahtumien jatkuvaan kehittämiseen, ettei kohderyhmiesi kiinnostus kaikkoa.

7. Mittaa järkevästi tuloksellisuutta. Vanha totuus ”Sitä johdat, mitä mittaat” pätee myös tapahtumiin. Aseta tapahtumatoimintaan ja seurantaan selkeät tavoitteet ja mittarit. Ota käyttöön mielummin muutama avainmittari, jotka keskittyvät kriittisiin kysymyksiin ja auttavat kehittämään tapahtumatoimintaa. Jos mittaat havunneulasia, et näe metsää puilta. Palautekyselyt kannattaa pitää kompakteina, jotta voit keskittyä oleelliseen onnistumisen arvioinnissa.
8. Konseptoi fiksusti tapahtumatoimintaa. Se luo tehokkuutta. Kun tapahtumat on konseptoitu sujuviin toimintamalleihin ja prosesseihin, pyörää ei tarvitse keksiä koko ajan uudestaan. Ja aikaa jää paremmin mm. sisällön rakentamiseen sekä innovointiin ja kehittämiseen.

9. Elämyksellisyyden merkitys kasvaa entisestään tapahtumamarkkinoinnissa. Miten mieleenpainuvia tunne-elämyksiä pystyt tuottamaan? Ovatko tapahtumasi vain yksiä muiden joukossa vai jääkö niistä kestävämpi muistijälki? Mieti, millä tavalla voit tuottaa kohderyhmillesi enemmän elämyksiä toimialallasi. Jollekin kohderyhmälle toimii koskettava uudenvuoden konsertti, jollekin kokonaisvaltainen elämys taiteen parissa ja jollekin unohtumaton urheilutapahtuma. Jollekin joku muu. Jos luot sykähdyttäviä kokemuksia, niin kohderyhmäsi tulevat tapahtumaasi varmasti myös jatkossa.
10. Yhteistyökumppanien rooli. Keskeistä on luoda ensin peruslinjaukset siitä, miten paljon tarvitsette ulkopuolista apua organisaationne tapahtumien pyörittämiseen. Ja siitä mitä tapahtumatoiminnan prosesseja on syytä ulkoistaa. Mitä enemmän teillä on talossa tapahtumaosaajia, sitä vähemmän tarvitsette ulkoisia kumppaneita. Osaavia kumppaneita kannattaa käyttää niihin osa-alueisiin, mitkä tehostavat tapahtumien toteutusta ja tuovat aidosti lisäarvoa. On hyvä muistaa, että ikimuistoisia tapahtumia voi tuottaa vähemmilläkin voimavaroilla. Ja että yksinkertaisemmin toteutettava vaihtoehto voi olla monesti paras ratkaisu monimutkaisempien enemmän ulkoisia resursseja vaativien ratkaisujen sijaan.

Oheiset 10 teesiä ei ole tarkoituksella mikään kaikenkattava listaus. Tämä listaus perustuu omiin kokemuksiini ja näkemyksiini yli 27 vuoden ajalta satojen niin yritystapahtumien kuin seminaaribisneksen parissa. Uskon, että analysoimalla sekä soveltamalla näitä avainteesejä omassa organisaatiossasi voit kehittää tapahtumatoimintaa entistä tuloksekkaammaksi.

Onnea matkaan ja menestystä vuoden 2018 tapahtumiisi!

By |2018-03-06T17:07:19+00:00January 12th, 2018|Tapahtumatrimmaaja-blogi|0 Comments

Leave A Comment